1. Завантажити СУБД ACCESS (Пуск - Всі програми - Microsoft Office - Microsoft Office Access 2007)
   


2. Для початку роботи потрібно створити нову базу даних:
   • Вибрати команду «Новая база данных».
   • В правій частині вікна ввести назву Перша база даних _(Прізвище)_(група).
   • Справа від строчки введення назви, є іконка папки, яка дозволяє задати (змінити) шлях створення бази.
   • Зберегти базу у ВЛАСНУ папку (при необхідності – створіть дану папку).
     
     Після створення і збереження бази Ви потрапляєте в робоче поле "Работа с таблицами".
     Оскільки будь-яка нова база починається із створення і заповнення вмісту таблиць, уважно прочитати призначення кнопок на стрічці "Режим таблиці", повільно переміщаючи курсор миші по кнопках.


3. Для роботи з поточною таблицею (створення полів і задання їх властивостей) використовується режим «Конструктор».
• Перейти в режим конструктора за допомогою кнопки "Режим" (або відповідної команди контекстного меню таблиці).
  або
• При цьому буде запропоновано задати і зберегти ім'я таблиці.
  Надати ім'я таблиці: Облік відвіданих занять.


4. Тепер потрібно визначити властивості полів, що входять в таблицю, вводячи відповідні дані.
   
   !!! Зверніть увагу, що користувач має можливість не лише вказати, які поля будуть в його таблиці, але і визначити тип даних для кожного поля (потрібно буде натиснути на кнопку розкриття списку і задати тип), а також визначити додаткові властивості кожного поля (внизу вікна, область "Властивості поля").
   
   Поле "№ п/п" ("номер по порядку") ми вводимо для визначення ключового поля (зверніть увагу на значок ключа справа).
   Ключові поля - обов'язковий атрибут кожної таблиці. Тип даних "Лічильник" забезпечить винятковість кожного запису, не допускаючи його повторення
   
   Визначимо поля нашої таблиці, ввівши наступні дані:
   


5. Налаштувати додаткові властивості поля "Прізвище".
   Для цього виділити відповідне поле і визначити його властивості, задавши наступні значення:
   розмір поля - 30, обов'язкове поле - "Так".
   


6. Аналогічним чином зробіть обов'язковими для заповнення усі текстові поля. В даному випадку це завдання виконує суто тренувальне завдання. Ви повинні зрозуміти, що існує можливість детально пропрацювати властивості кожного поля, що входить до складу таблиці.


7. Для заповнення полів створеної таблиці перейти в режим "Таблиця".
   При переході система створить запит про збереження таблиці.
   
   !!! Слід пам'ятати, що з метою збереження результатів роботи цю операцію можна проводити і "вручну" (наприклад, натискаючи на кнопку «Сохранить» на панелі швидкого доступу, …)
   


8. Ввести дані за зразком.
   
   
   !!! Зверніть увагу, що при виділенні комірки в полі "Дата закінчення" поруч з'являється значок календаря, що полегшує введення дати, але дату можна вводити і "вручну" (роздільник - КРАПКА, наприклад, 20.02.2002, а не 20,02,2002).


9. Виділити записи та поля.
   Виділення проводиться за допомогою курсора миші, по межах рядків/стовпців (подібно до Microsoft Excel).
   За допомогою миші виділити:
   • запис 7;
   • запис 3;
   • з другої по сьомий запис. ЗНЯТИ виділення;
   • всі записи. ЗНЯТИ виділення;
     
     !!! Зверніть увагу, що виділити усі дані можна, натиснувши ЛКМ на квадраті перетину заголовків полів і записів (подібно до Microsoft Excel, на квадраті перетину заголовків стовпців і рядків).
     
   • виділити поле «Прізвище».
   • виділити одночасно поля: «Назва курсу», «Кількість годин» і «Дата закінчення». ЗНЯТИ виділення


10. Налаштовувати ширину полів (стовчиків) і висоту записів (рядків)
    • змінити ширину кожного стовпця, так щоб ширина колонок була мінімальною, але був видний увесь текст;
    • зменшити ширину декількох стовпців так, щоб не уся інформація була видна;
    • Знову налаштувати ширину стовпців так, щоб усю інформацію було видно.
      Це можна зробити як за допомогою миші (рухаючи межі стовпців), так і за допомогою вбудованих засобів, виділивши потрібні стовпці і вибравши в контекстному меню команду Ширина стовпця - По ширині даних.
    • Задати висоту рядка також можна змінити за допомогою миші або за допомогою контекстного меню, командою Висота рядка. Причому досить відредагувати один рядок, висота інших рядків змінюється автоматично.
      Зробbnb висоту рядків рівною 15.


11. Відформатувати шрифти
    (Для роботи з налаштування шрифтів перейти на стрічку «Головна»).
    • Змінити шрифт всієї таблиці на Arial, розмір шрифту 10, напівжирний.
    • Підібрати зручну ширину полів (стовців).
    • Змінити розмір шрифту всієї таблиці на Calibri, звичайний, 11пт.


12. Сортування даних в таблиці
• Виконати сортування таблиці по полю «Прізвище» в по алфавіту. (Використати можна для цього контекстне меню поля «Прізвище» - Сортировать от A до Я)
• Відмінити останню дію.


13. Зберегти таблицю, та завершити роботу з програмою


14. Повідомити викладача про виконання

 

В попередньому завданні ми створили нову базу даних, сформували структуру першої таблиці, ввели перші десять записів. На поточному занятті ми продовжимо введення даних в нашу базу, використовуючи для цього спеціалізовані інструменти - форми.

1. Відкрити створену раніше базу даних (Перша база даних).
   Можна використовувати два варіанти запуску.
   Перший: відкрити робочу папку, знайти необхідний файл - базу даних, запустити його на виконання.
   Другий: запустити додаток Microsoft Office Access 2007 і вибрати необхідну базу із списку "Відкрити останню базу даних" (буде працювати, якщо створена раніше база знаходиться на тому ж місці, тобто, НЕ ПЕРЕМІСТИЛАСЬ чи НЕ ЗНИЩЕНА).


2. Як повторення додайте звичайним способом в кінець таблиці "Облік відвіданих занять" наступні записи:
   

Цей спосіб введення не занадто зручний для введення великої кількості записів. Тому в програмі передбачені спеціальні інструменти - форми, що полегшують це завдання. По суті форми - деякі шаблони для введення інформації. Вибір, яку саме форму варто використовувати, залежить від того, яку саме роботу проводить користувач.

!!! Зверніть увагу, що в одну і ту ж таблицю можна водити інформацію, використовуючи різні форми.

Почнемо з отримання довідкової інформації по темі "Форми".
Для цього:

• запустити довідку за програмою;
• ввести у вікно пошуку "Створення форми" (рос. "Создание формы");
• знайти однойменне посилання в знайдених результатах.

!!! Уважно познайомтеся з теоретичним описом форм, зверніть увагу, що ця довідка містить вичерпну інформацію по способах створення форм, що може виявитися дуже корисним при самостійній роботі.

1. Перейти на вкладку "Створення" ("Создание"). Уважно розгляньте область створення форм.
   


2. Створити просту форму, вибравши інструмент "Форма".
   Після створення, робоча область програми матимемо вигляд:
   
   
   Звернути увагу, що ця форма була створена для вибраної таблиці (у нашому випадку - єдиною в базі).
   За умовчанням, після створення форми ви потрапляєте в "Режим макету". У режимі макету можна внести зміни до структури форми при одночасному відображенні даних. Наприклад, при необхідності можна налаштувати розмір полів відповідно до даних.
   Для заповнення форм потрібно буде перейти в "Режим форми" (ПКМ на ярлику ФОРМИ, та обрати "Режим форми")
   


3. Розглянути вікно форми, та внизу робочої області вікна віднайти полосу прокрутки записів:
   
   
   Пройти по записах таблиці, та переконаєтеся, що за допомогою форми можна переглядати усі записи таблиці.
   При роботі іу формах бази даних потрібно враховувати:
   • Для створення нового запису скористайтеся кнопкою "Новий запис".
   • Для переходу від поля до поля використовуємо клавішу Tab.
   • Поле "№ п/п" НЕ заповнюємо (воно заповнюється автоматично, оскільки як тип даних був вибраний "Лічильник").
   Ввести наступну інформацію:
   


4. Додати ще ТРИ записи самостійно.
   (Назви курсів можна використовувати ті, що вже були раніше в таблиці)


5. Зберегти форму:
   


6. Перейти на вкладку таблиці.
   
   Зверніть увагу, що записи, внесені до форми будуть додані автоматично при наступному відкритті бази даних (або закрити, та знову ж відкрити потрібну таблицю для оновлення її вмісту).
   Вручну (не закриваючи таблицю) відновити вміст таблиці можна, використовуючи інструмент "Обновить" - "Обновить все" робочої стрічки "Головна".


7. Створити розділену форму.
   
   Розділена форма - це нова можливість в Microsoft Office Access 2007, що дозволяє одночасно показувати дані в двох представленнях, - в режимі форми і в режимі таблиці.
   При цьому користувач може працювати в будь-якій робочій області, залежно від зручності виконання того або іншого завдання.
   
   Для створення розділеної форми потрібно:
   • на вкладку "Створення" ("Создание")
   • в області форм вибрати "Розділена форма".
   
   
   Зберегти створену форму під назвою "Облік відвіданих занять_розділена".


8. Перейти в "Режим форма"


9. Створити ще П’ЯТЬ записів самостійно, використовуючи нову форму і/або таблицю.
   Перейти на вкладку таблиці, та обновити дані.
   Переконатися, що всі нові записи потрапили в таблицю.


10. Третій варіантом форм є "Декілька записів" ("Несколько записей").
    
    Створити таку форму, та зберегти її з ім'ям "Облік відвіданих занять _декілька записів".
    Макет форми.
    У режим макету змінити:
    • ширину полів;
    • висоту рядка заголовка;
    • колір комірок заголовка;
    • вирівнювання тексту в заголовках за зразком нижче.
    
    
    !!! Для роботи з коміркою її потрібно виділити.
    Для виділення декількох комірок можна використати клавіші Ctrl, та Shift.
    При неправильному виділенні декількох комірок, можна перенести поля. У такому разіпотрібно відмінити дію (Ctrl + Z) і виконати операцію виділення знову.
    


11. Форма дуже схожа на звичайну таблицю.
    Створити ще 5 записів в цій формі. Перейти на вкладку таблиці, та ВІДНОВИТИ дані. Переконатися, що усі нові записи потрапили в таблицю. У таблиці вже має бути 25 записів.


12. Зберегти дані, та завершити роботу з програмою


13. Повідомити викладача про виконання

 

Повторення.
Як створюються форми для занесення даних в таблиці СУБД?
Створити нову форму:

1. Запустити "Майстер форм" ("Создание – Другие Формы – Мастер форм").
   
   У вікні, що з'явилося, звернути увагу на список "Таблиці і запити" в якому зараз представлена тільки одна таблиця, створена на минулих завданнях.
   У практичній же роботі з великою базою даних саме в цьому списку доведеться вибирати таблиці і запити, для яких потрібно створити форму заповнення.


2. Перенести усі доступні поля у вікно "Вибрані поля" (при створенні форм різного призначення можуть знадобитися самі різні варіанти вибору полів),та натиснути кнопку "Далі".
   


3. У вікні вибору зовнішнього вигляду форми вибирати "вирівняний", та натиснути "Далі".
   


4. У вікні вибору стилю вибрати стиль оформлення форми на власний розсуд, та натиснути "Далі".


5. Задати ім'я форми "Облік відвіданих занять_вирівняна" і відкрийте форму для перегляду і введення даних.
   


6. Перейти на поле "Новий запис" і ввести дані для 5-ти учнів.
   Відкрити таблицю, переконаєтеся, що в ній представлено 30 записів.

Пошук даних по умові. Фільтри.
Одне з основних завдань, виконувана користувачем СУБД - пошук даних в таблицях.
Перший варіант пошуку, використовуючи фільтр по виділенню. Цей варіант зручно використовувати для пошуку інформації у рамках однієї таблиці.
Приклад. Відібрати усіх учнів, проходили навчання по темі "Бази даних".

1. Відкрити таблицю "Облік відвіданих занять".


2. Виділити фразу "Бази даних".


3. У розділі фільтрів на Головній лінії вибрати "Выделение – Равно "Бази даних".
   
   
   Звернути увагу на інші різновиди фільтрів по виділенню.
   Проаналізувати результат застосування фільтру.


4. З’ясувати, чи можна застосувати новий фільтр по виділенню до вже відібраних записів.
   Спробувати відібрати з фільтрованого списку учнів, займалися 240 годин.
   Показати результат викладачу.


5. Зняти фільтр, віджавши кнопку "Фільтр" в розділі фільтрів.


6. Вибрати усіх учнів, які відвідали 34 години навчання.

Другий варіант - використання стандартних фільтрів, розташованих в заголовках стовпців.
Приклад. Відібрати усіх учнів, прізвища яких починаються на "К" і які кінчили заняття на курсах не менше 230 годин.

1. Натиснути ЛКМ по прапорцю, розташованому в полі "Прізвище", вибрати варіант "Текстові фільтри - Починається з". і у вікно введення ввести "К"
   


2. Перейти до поля "Кількість годин".
   Вибрати фільтр для відбору учнів, які займалися не менше 230 годин.
   Показати результат викладачу.


3. Зняти дію фільтрів.

Використання розширених фільтрів, розташованих в заголовках стовпців.
Якщо в наборі стандартних фільтрів не знаходиться потрібного, можна скористатися розширеними фільтрами.
Розділ фільтрів на Головній, кнопка "Додатково - Розширений фільтр".

Використовуючи цю опцію, можна створити свої набори фільтрів складної структури.
Потрібні для фільтрації поля можна додавати в конструктор фільтру, роблячи подвійне клацання по його назві в списку доступних полів. Але для грамотного використання можливостей розширених фільтрів вимагається знати оператори завдання шаблонів.

Базові можливості:

1. Створити розширений фільтр, який відбиратиме учнів, чиї прізвища починаються з букви "П" і далі по алфавіту, і які відвідали від 245 і до 300 годин.
   Підказка: для останнього відбору можна сформувати два поля "Кількість годин" з відповідними параметрами, або скористатися логічною функцією "and".
   Перевірити результат і продемонструвати його викладачу.


2. Сформулювати завдання для нового розширеного фільтру (використати не менше ТРЬОХ полів).
   Записати своє завдання в зошит, та створити розширений фільтр по своєму запиту.
   Продемонструйте результат викладачу

 

Запит можна розглядати як запитання про деякі дані, що зберігаються в базі даних.

Наприклад, хто із студентів, що навчалися, закінчив курси в березні?
Хто із студентів в певний період вивчав курс "Бази даних" і тому подібне...

Джерелом побудови запитів є таблиці бази даних.
В результаті виконання запитів також формуються таблиці. Створивши запит, його можна зберегти для подальшого використання. За допомогою Access можна створювати запити різних типів.
Найпоширенішим типом є запит на вибірку.
Запит в Access можна створювати або вручну, або за допомогою Майстра запитів.

Формування запитів на вибірку.
Сформувати запит для отримання інформації про курси, пройдені певним студентом.

1. Відкрити таблицю "Облік відвіданих занять"


2. Для визначеності знайти інформацію по студентові "Вузлик Тарас".
   Перейти на вкладку "Створення", область "Запити", кнопка - "Конструктор запитів".
   Формувати запит на основі нашої таблиці "Облік відвіданих занять"
   


3. Визначити, яку інформацію потрібно бачити в таблиці результатів.
   Це можна зробити двома способами:
   • Вибираючи потрібні поля у вікні відображення полів (стовпців) таблиці (подвійне клацання лівою клавішею миші, або перетягання поля на лінію полів запиту)
   • Вибираючи необхідні поля відразу в лінії полів запиту
   


4. Відібрати необхідні поля:
   Прізвище, Ім'я, Назва курсу, Дата закінчення
   


5. Вказати критерій відбору.
   У стовпцях "Прізвище" і "Ім'я" знаходимо рядок "Умова відбору" і вказуємо в ній " Вузлик" і " Тарас" відповідно.


6. Зберегти запит під ім'ям "Запит Вузлик Тарас".


7. Перевірити виконання запиту, перемкнувшись в режим "Таблиця".
   


8. Перевірити, чи працюватиме цей запит, якщо в таблиці зміниться інформація.
   За допомогою будь-якої з форм додати до таблиці ще два записи, що містять інформацію про те, що Вузлик Тарас навчався на інших курсах (постаратися не перетинати час навчання на різних курсах, назви курсів узяти із вже існуючих в таблиці).
   Знову запустити запит "Запит Вузлик Тарас ".


9. Створити ще два запити з простою умовою:
   • Відібрати усіх студентів, що навчалися не менше 240 годин
     (Використати той же синтаксис, що і у фільтрах: < > <=, >=).
     Зберегти запит під ім'ям "Запит по числу годинника_простий".
   
   
   • Відібрати усіх студентів, що навчалися на курсах "Бази даних" або "Web-дизайн"
     
     Увага! Слово у відборі має бути написане точно так, як в самій таблиці.
     
     Зберегти запит під ім'ям "Запит по курсах простий".
     Відсортувати дані в отриманій таблиці по полю "Назва курсу" відповідно до малюнка:
     

Використання логічних операторів для формування складних умов запиту.
Відібрати усіх студентів, прізвища яких починаються з букв, що входять в діапазон від "П" до "С" і які закінчили навчання в період з 10.03.2017 по 20.05.2017.

Для цього потрібно:

1. Створити за допомогою конструктора новий запит з полями: Прізвище, Ім'я, Назва курсу, Дата закінчення.
2. У графі "Умова відбору" скористаємося логічним оператором And і виразами < > <= >=.
3. Аналогічно створити запит по діапазону дат. Ввести умову у відповідне поле.
4. Зберегти запит під ім'ям "Запит по діапазонах"
5. Результат продемонструвати викладачу

 

При виконанні запитів з параметром користувачу пропонується ввести ті умови, які вимагаються для відбору інформації, в спеціальне вікно введення.

Приклад Створити запит, аналогічний простому запиту "Запит Вузлик Тарас" (попередня п.р.), але з можливістю вибору прізвища і імені об'єкту. Для цього:

1. Створити за допомогою конструктора новий запит з полями: Прізвище, Ім'я, Назва курсу, Дата закінчення.
2. У графі "Умова відбору" для поля "Прізвище" введемо =[введіть прізвище студента]
3. У графі "Умова відбору" для поля "Ім'я" введемо =[введіть ім'я студента]
4. Зберегти запит під ім'ям "Запит по студентові_параметр". Перевірити дію запиту

Самостійно.

Створити запит, в якому виводитиметься список учнів, які навчалися на певному (параметр) навчальному курсі.
Поля: Прізвище, Ім'я, Назва курсу, Дата закінчення, Диплом виданий.
Зберегти запит під ім'ям "Запит по курсу_параметр". Перевірити дію запиту

Тепер потрібно буде створити запит, в якому буде виводиться список учнів, закінчили певний (параметр) курс в деякий часовий період (параметр).
1. Створити за допомогою конструктора новий запит з полями, аналогічними використаним в попередньому завданні.
2. У графі "Умова відбору" для поля "Назву курсу" ввести:
   =[введіть назву курсу]
3. У графі "Умова відбору" для поля "Дата закінчення" ввести
   : Between [введіть початкову дату] and [введіть кінцеву дату діапазону]
4. Зберегти запит під ім'ям "Запит по даті закінчення_параметр"
5. Перевірити дію запиту (умови для записів, при виконанні має бути від 3 до 10 записів)
6. Замініти пошукову фразу, використовуючи для отримання того ж результату знаки >= і <= з оператором And.

Сформувати самостійно складний запит з параметрами (записати в зошит).
Результат продемонструвати викладачу.